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電話代行サービスを安心してご利用いただくために

電話代行を安心してご利用いただくためにどんな事をしているかを
説明致します。

電話代行と住所貸しは大変便利なサービスである事は、
既に説明してまいりました。
事務所を賃貸する事なく、バーチャルなオフィスとして活動の拠点にする事が
出来るのです。

便利である反面、問題があります。
それはサービスの不正利用です。

通常、事務所を借りる場合は保証金を預けます。
また、移転する場合も什器を搬出したりなどかなり時間と手間がかかります。

しかし、バーチャルオフィスの場合は保証金を預ける事もなく、
移転引越しも簡単に出来てしまいます。
とても身軽である事から、何か問題を起こした際には簡単に事務所を引き払って
逃げることが可能となります。

従って、サービスを不正利用されやすくなります。

サービスの不正利用は電話代行会社にとっては大変大きな問題です。
社会的な責任があるばかりではなく、不正利用者を放置しておくと、
他の会員様に迷惑がかかってしまいます。

そこで、電話代行会社は入会時に徹底してご本人様確認を行います。
具体的には、
①現住所が確認できる公的身分証明書の確認
②会社登記簿謄本原本の写し又は印鑑証明(法人様の場合)
を提出していただきます。
場合によっては、
現在住んでいるところの公共料金の領収書もご提出いただいています。

書類を確認した後、転送不要郵便で現住所に書面を送ります。
転送不要郵便とは、郵便局に転送届を提出していても、
該当住所に住んでいない場合は転送されずに、返却される郵便の事です。

中には、既に身分証の住所には住んでおらず、
郵便局に移転届けを提出して、郵便物が届いた場合に移転先に転送設定を
している人がいます。

このような場合に、ご本人様確認が困難になりますので、
転送不要郵便で発送します。

不正利用を排除する第一歩は、身元の確認です。
住所や連絡先をきちんと確認する事は一定の抑止力になりますし、
不正利用者の入会を防ぐ事も出来ます。

電話代行会社は、目先の利益にこだわらずに、こういった地道な努力を続ける事で、
会員様の利益を守る事を考えています。

安心してサービスをご利用いただける電話代行会社なら中沢商会


テーマ : お知らせ
ジャンル : ビジネス

電話代行のオペレーションとCTI

今回はCTIについて説明をしたいと思います。

 CTIとは、Computer Telephony Integrationの略で、電話などの通信とコンピューターを統合した管理システムの事を言います。

通販などの受注センターやお客様相談室などで活用されています。
画面にお客様のプロフィールが表示され、過去の応対履歴や商品の購入履歴などを確認する事が出来ます。

更には、電話の着信と共に瞬時にコンピューターの画面上に顧客情報が表示させる事が可能な優れものです。
従って、名前や住所を聞き出す必要がないので、より迅速な対応が出来るのです。

電話代行の会社では、このシステムの導入により、カスタマイズされた対応が可能となります。
例えば、スケジュール対応や、予約の受付、想定問答集による受け答えなどが出来る様になります。

顧客の履歴が確認出来ると、商品の注文の問い合わせが入った際に、
前回の購入のお礼を伝える事が出来るので、良い印象を与える事が出来ます。

CTIは内部オペレーションの合理化にも役立ちます。
電話の業務につきものは、電話の処理が間にあわずに待ち時間を作ってしまう事です。
そんな時には、ACD(Auto Call Distribution)というシステムが役に立ちます。

電話の着信の順番に待機させ、オペレーターが空いたところから順に繋ぐ事で、
待ち時間による不公平をなくす事が出来ます。

今や電話の着信については、コントロールが可能なので、人的リソースを効率的に運用する事が
可能になっています。
オペレーターの最適化を図る事で、より安価で質の高い電話代行サービスを提供出来る様に
なります。

今やCTIの導入は電話代行会社にとって欠かせないものになりつつあります。
同時に、電話代行の質もどんどん向上していくでしょう。


~参考情報~
大塚商会のCTI
http://www.otsuka-shokai.co.jp/products/cti/
NTT西日本CTI
http://www.ntt-west.co.jp/solution/hint/keyword/cti.html

テーマ : 仕事の現場
ジャンル : ビジネス

これは安い!本当に格安の電話代行とは?

電話代行の会社をどこにしようか悩んでいる方が沢山いらっしゃると思います。
今回は料金に焦点を絞り、格安の電話代行会社をご紹介致します。

料金システムは、【電話代行の料金について】や【電話代行サービスの選び方】で説明を致しました。
それぞれ特徴がありますので、用途やボリューム数に応じて選択をすべきだと思います。

電話代行会社の広告を見ていると、月額○○○円~という表記を見かけます。
実は、○○○円~とうのが厄介で、実際に利用する段階で料金を計算すると、
予算を超えてしまうケースがあります。
業務に必要なサービスがオプションになっていて、
様々なオプションを契約しないと満足なサービスが受けられないケースがあります。
或いは、○○○円で提供する代わりに、他のサービスを併用してくださいといった
契約上の縛りがあるケースもあります。
例えば、電話代行を安く提供する代わりに、ホームページサービスの月極め契約を
結んでくださいというものです。
電話代行の安い部分は、ホームページのサービスの料金に転嫁されている場合もあるので、
必ずしもお得かどうかわかりません。

月額○○○円で利用されては商売として成り立ちません。
あくまでの釣りの広告とみた方が賢明です。

では、本当に格安料金の電話代行はあるのか?
疑問に思うでしょう。
実はあるのです。

しかも追加請求やオプション料金がない定額制の料金設定なので、
安心して利用出来るサービスです。

東京で大人気の格安電話代行を提供している中沢商会という会社です。
是非一度問い合わせをしてみてください。
きっと満足出来る説明があるはずです。

本当に格安の電話代行なら中沢商会

テーマ : 知っておいて損はない!!
ジャンル : ビジネス

これは便利!インターネットFAXを活用しよう

電話代行を進化させたバーチャルオフィスでは、東京の住所と電話秘書が利用出来るので、
仕事に必要なインフラは十分に揃うのですが、
ビジネスを強力にサポートするサービスが他にあります。
それは、「インターネットFAX」です。

インターネットFAXはその名の通り、インターネット回線を使用して送受信を
します。
電話回線やファックス機が不要なので、インターネット環境さえあればどこでも利用出来ます。
ペーパーレス、インクやトナーも不要です。

インターネットFAXに申し込むと専用の電話番号が貸与されます。
例えば、取引先が利用者宛にFAXが送信すると、一旦インターネットファックス会社が受信し、
それを画像やPDFに変換して利用者のメールアドレスに送信します。
逆に送信する場合は、メールや会員専用ページなどからインターネットを経由して送ります。

ファイル形式は、テキストやWord文書、PDFやTIFFなど豊富です。JPEG画像やExcelデータやPowerPointなどはそのまま送信出来るサービスもあれば、PDFやTIFF形式に変換してから送信するサービスもあります。

優れているのは、FAXの内容をメールやファイルに保存しておく事が出来るので、ペーパーレス化や省スペース化を
実現出来る事です。とても管理がしやすいと思います。
またメールの特徴を活かし、複数の相手にccやBccで送る事が出来るのです。

貸与される電話番号ですが、050から始まるIP電話の番号もあれば、一般に使用されている03番号もあります。
事前にインターネットファックスサービス会社に確認をすると良いでしょう。

東京の住所貸しや郵便物受け取り代行、女性秘書による電話代行、そこにインターネットFAXが加われば、
貴方のビジネスを強力にサポートするでしょう。

月額料金が1,000円前後で済むインターネットFAXはお勧めです。

関連サイト
インターネットFAXのサービス比較はこちらのサイトがオススメ。
インターネットFAX サービス&価格比較Wiki
NTTコミュニケーションズのiFAX
KDDIのペーパーレスFAX
FAXも使えるお得な電話代行サービスはこちら

テーマ : こいつは使えるぞ
ジャンル : ビジネス

住所貸しも利用出来る電話代行

住所貸しを利用出来る電話代行をご存知ですが?

住所貸しとは、秋葉原や銀座、六本木など東京でも一等地の住所を
貴社の住所としてレンタルするサービスの事です。
名刺や広告に利用出来るだけでなく、会社登記も出来るのです。
また、法人名義の銀行口座の開設や融資の申請も可能です。
詳しくは、住所貸しと会社登記を参照して下さい。

電話代行も様々な形態があります。
専用電話番号をレンタルしたり、ボイスワープで転送をしたり、
定額制の料金システムだったり、従量課金制度だったりと様々です。

電話代行サービスの選び方を参照

住所貸しはもともと私設私書箱と呼ばれるサービスで、
郵便物の受け取り業務が主体でした。
しかし、ワークスタイルの変化に伴い、事務所を借りずに事業を始める方が増えて参りました。

そんな方に、住所貸しが役に立ちます。
レンタルされた住所で会社登記も行う事が可能なのです。
従って、事業を始める際に、オフィスを借りる必要がなくなります。
保証金などかなりの経費を削減する事が出来ます。

これで郵便物をやり取りする対外的な住所を確保する事が出来ます。
後は電話など通信の問題です。
そこで、専用電話番号をレンタルする電話代行サービスがお勧めです。

借りた住所の局番の電話番号が貸し出されますので、
住所と電話番号をセットで名刺や広告などに掲載出来るメリットがあります。
住所と局番が一致しない場合、相手方に不信感を与えかねません。

従って、電話番号をレンタルする場合は、住所貸しも行っている
電話代行会社を選択するのがベストでしょう。

今回は、住所貸しも提供している電話代行を紹介致しました。

テーマ : 企業経営
ジャンル : ビジネス

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