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FAX受信代行を無料オプションサービスで提供する会社

インターネットの普及に伴い、仕事のスタイルが大きく変わって参りました。
若い起業家が増える一方で、彼らは従来の事務所賃貸ではなく、
バーチャルオフィスや電話代行を活用する方が多いようです。

会社設立時は収入よりも支出が多いもので、
出来る限り維持コストを抑え、身軽な体制で業務を行いたいという意識が
働いているものと思われます。

東京の住所や03から始まる電話番号、女性の電話秘書による電話代行など、
仕事をする上で十分なリソースが手軽な料金で利用出来るようになりました。

電話代行の中沢商会では、前述のサービスに加え、
03から始まるFAX番号のレンタルやFAX受信代行のサービスが受けられます。

FAXを受信すると、原稿をPDFファイルに変換し、ほぼリアルタイムで
メール送信します。

スマートフォンやモバイルPCを持ち歩いてる方は、
どこにいてもFAX受信後すぐに閲覧できるのです。

ここまでのサービスが利用できれば、
もはや事務所を賃貸しなくても、十分に仕事は成立するでしょう。

収益が上がり、安定した収入が得られるようになった段階で、
事務所を構えたり、事務スタッフを抱えたりする会社経営者が増えてきていると
感じます。

社員を抱える事は、大きな責任と支出を伴います。
人材は企業を発展させる原動力となるものですが、
現状の体力に見合った体制が好ましいと思います。

中沢商会のFAX受信代行については、こちらのリンクをクリックしてご覧ください。
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テーマ : ニュース
ジャンル : ニュース

電話代行の秘書はどこまで応対すべきか?

2013年になって初めての投稿です。
今年も宜しくお願い致します。

電話代行の秘書は、どこまで会員様の入電対応をすべきか考えてみたいと思います。
会員様企業の受付の顔として応対をするわけですが、
あくまでも電話の取次ぎをするだけに限定するのか、
業務に深くかかわり、様々な案内をするのか、
電話代行会社によって異なります。

大規模コールセンターでは、通信販売の受注の仕事など、
カスタマーサービスを行っています。
そこではOJTというトレーニングを行い、
受付ブースに置いてある業務マニュアルを参考にしながら、
商品の質問や注文の仕方などに答えています。

秘書センターとも呼ばれる電話代行の会社でも、
同様の個別対応を行っている会社があります。
会員様の売り上げに直結する様な対応を心掛けている会社もあります。

ここで考えたいことがあります。
それは、例えば商品の購入を真剣に考えているお客様ほど、
入念に質問をしてくる傾向にあるという事です。

電話オペレーターが受け答えをしている中で、
最初は対応が出来ても、深く掘り下げた質問になると答えに窮してしまう事は、
容易に想像出来ます。

この時、お客様は不審に思うかもしれません。
或いは、今まで費やした時間が無駄であったと怒るかもしれません。
答えられないのならば、最初から詳しい人間に取り次げば良いだろうと
怒るかもしれません。

いずれにしても、答えに窮したり、あいまいな対応をしたり、
不安である様子が伝わったりすると、
お客様は不安に思ったり、怒ったりするでしょう。

そこで、大規模コールセンターなどは、十分なトレーニングを積んでから
現場に出るのです。
そしてスーパーバイザーがオペレーターの側でサポートしているのです。

電話代行の秘書は、完璧とは言わずとも、会員様企業の社員レベルに近い知識を持ち、
情報を共有しながら対応をするか、
あくまでも取次ぎに終始するかのどちらかの対応をするべきだと私は考えます。
中途半端な知識で社員レベルの対応をしようとするのが最も危険だと思います。

以上、電話代行の秘書はどこまで対応すべきについての私見です。

~参考情報~
「電話の受付から業務報告までの流れ」
中沢商会ホームページより

テーマ : 電話代行に関すること
ジャンル : ビジネス

こんな営業電話に迷惑をしています

1か月ぶりの更新です。
今回は、最近多い営業電話について書いてみたいと思います。

電話の取次ぎをする中で、営業電話についての対応はどの電話代行会社も
苦慮していると思います。

クライアント様からは、ほとんどの営業電話はお断りをする様に指示をされていますので、
入電があった際には、丁重にお断りを致します。
私たちはクライアント様に成り代わって対応していますので、
適当にあしらう事が出来ません。

一方で、営業電話をかけてくる会社は必死です。
説明をする間もなく電話を切られてしまうこともあるので、
きっかけを掴むのに必死です。

私たちは、クライアント様の指示に従うため、どんなに尽くしても
結局はお断りをするしかありません。
横柄な対応であっても、丁重にお断りをします。

しかし、最近の営業電話の中には断る事を許さないものがあるのです。
「上司に指示により、営業のお電話はお断りをする様に言われております。」
「申し訳ございませんが、遠慮をさせてください。」
と丁寧に伝えると、
「まだ何も話をしていないのに何で断るのですか?」
「お断りをする理由を説明してもらえませんか?」
とこちらに追及をしてくるのです。

何度も繰り返しお断りの意思表示をするのですが、
引き下がりません。
そして、
「恐れ入りますが、もう一度会社名とお名前に部署名を聞かせていただけませんか?」
とこちら側が尋ねるといきなり何も言わずに電話を切ってしまいます。

こんな営業電話も増えています。
「社長をお願いします。」
とかかってくるので、
「○○は外出しておりますが、どの様なご用件ですか?」
と聞くと、
「社長に直接お話をするので、お伝えできません。」
と返してきます。
明らかに営業電話とわかるものでしたので、
「営業電話でしたら社長よりお断りをする様に言われておりますので、
申し訳ございませんが、お断りをさせてください。」
「もし御用がございましたら、ご用件を聞くように言われております。」
と言うと、
「社長に直接お話があります。まだ私は何も話をしていないのに、
何で断るのですか?」
と逆に責めてきます。

電話代行会社は、万一重要なお客様からのお電話を断ってはいけませんので、
営業電話か判断がつかない場合は、すべて通常対応をします。
しかし、明らかに営業と判断した場合はこの様に断るのですが、
最近の営業電話は、断る事を簡単に許してくれなくなっているのです。
そして立場が悪くなると感じたら、ガチャンと電話を切って逃げてしまいます。

この様な対応を続けることは、その会社のイメージダウンに繋がるでしょう。
強引な営業電話で利益を上積み出来たとしても、それ以上に失うものの方が大きいのではないかと
思うのです。

そして、営業電話に応対をしている事で、大事な時間が奪われています。
彼らの対応を見ていると、大事な時間を奪っているという意識が薄いと感じざるを得ません。

悪質な営業電話を取り上げましたが、
同じ営業電話でも、銀行やNTTなど大手の一流会社の営業電話は品のあるものです。
企業ブランドイメージを壊さない対応をしています。

対して、一部の会社は本当に印象の悪いもので、断っても断ってもかけ続けてきます。
そして話を聞こうとしないこちらに文句を言うのです。
それでもプロ意識を忘れずに、辛抱強く、丁寧にお断りをしていくのが
弊社のスタッフです。

■関連情報
1.迷惑な営業電話を止めさせる方法
http://cute.cd/sakimono/refuse.html
2.法律に見る電話勧誘の規制
http://www.geocities.co.jp/SweetHome-Green/6533/essay/tel_law.html
3.営業電話をかける側の工夫
「受付突破のコツ!営業電話と思わせないこと」
http://www.btobmarketing.jp/column/page_20110921091309

テーマ : 電話代行に関すること
ジャンル : ビジネス

専用電話番号を持つメリット

今回は、専用電話番号を持つ電話代行のメリットをご紹介します。

一般的には、ボイスワープを使って電話転送するタイプの電話代行が多いですが、
中には、東京の03電話番号を割り当てられた電話代行もあります。

03から始まる専用電話番号を持つメリットはいくつか挙げられます。
(1)電話料金がかからない。
(2)地方にある会社でも東京03から始まる電話番号を持てるので、東京の営業所を持つことが出来る。
(3)SOHOの方は、自宅の電話番号を公開しないで済む。

専用電話番号をレンタルする電話代行会社は、住所貸しも提供するところが多いと思います。
住所貸しは、「バーチャルオフィス」とも言われますが、自社の住所として名刺や広告、
ホームページに利用出来る住所をレンタルするサービスの事です。

03の専用電話番号と東京の住所をセットで利用する事で、
実際にオフィスを賃貸しなくとも、東京に事務所を構えられるのです。
東京の事務所を構えるメリットは言うまでもなく、商圏として大きい事、
そして対外的な信用力が高まる事です。

事務所を借りるには、毎月の家賃や高額の保証金がかかります。
当初はなるべく背負うものを少なくする事を考える起業家の方が
増えて参りました。
また、地方に本社がある中小企業も、東京進出の足掛かりとして利用するケースも増えています。

ボイスワープ型の電話代行も便利ですが、専用電話番号を割り当てられる電話代行も
検討のひとつに加えたいものです。





テーマ : 電話代行に関すること
ジャンル : ビジネス

検索エンジン最適化のための支援を行います。

久しぶりに更新します。

電話代行や住所貸し、バーチャルオフィスをテーマに記事を書いてきましたが、
今回は、会員向けサポートについて説明を致します。

電話代行やバーチャルオフィスは、会員制のサービスである事が特徴と言えます。
会員向けに更なる付加サービスを提供する会社が増えて参りました。
例えば、経理記帳代行やホームページ制作などが挙げられるでしょう。

料金体系は、スポット料金として、サービス利用ごとに支払うものもあれば、
月額基本料金に含まれるものもあります。

今回は、検索エンジン最適化であるSEO対策を指南するサービスをご紹介致します。
検索エンジン最適化とは、ユーザーにとって利便性の高いサイトを構築し、
検索エンジンと相性の良いサイトになるように最適化を図ることを言います。

有名なGoogle検索エンジンの役割は、
(完璧な検索エンジンとは、)ユーザーの意図を正確に把握し、
ユーザーのニーズにぴったり一致するものを返すエンジンです。

とラリーペイジ氏は説明しています。
http://googlewebmastercentral-ja.blogspot.jp/2012/06/blog-post_04.html

最適化とは、Googleと相性の良いサイトを構築する事ですが、
突き詰めると、ユーザーによって便利なサイトを作る事と言えます。

検索エンジンで上位表示すること自体が目的になっていますが、
ユーザーの視点に立ったサイトを作成出来れば、
自ずと順位は上がるはずです。
それがGoogleの役割だからです。

電話代行の会員様向けサービスとして、
SEO対策の指南をしている会社に中沢商会という会社があります。

中沢商会のゼネラルマネージャーである郡司武氏は、
全日本SEO協会の特別研究員として、
毎月ニュースレターに論文を投稿したり、
セミナーを開催するなど、精力的に活動をしています。
社団法人全日本SEO協会-中沢商会ページ-

インターネットを使った集客は、小資本で大きな収益をもたらす可能性がある事から、
多くの会社が注目しています。
全国を対象に、多くの訪問者を獲得するチャンスがあります。

中沢商会では、相談窓口を設け、個別にアドバイスを行っております。
結果、多くの会社の収益が改善される結果をもたらしました。

郡司氏によれば、セミナー開催をするなど、
より積極的な支援を行うそうです。

今回は、会員向け支援サポートをしている中沢商会という
電話代行会社を紹介致しました。

SEO対策の指南が受けられる電話代行はこちら

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