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電話代行の仕組み

電話代行ブログでありながら、今まで電話代行について
何も説明をしてきませんでした。
今日は、電話代行の仕組みについて説明を致します。

電話代行は大きく分けると以下のように分類されます。
1.コールセンター型
2.秘書代行型
A.専用電話番号レンタル
B.ボイスワープ利用

順に説明を致します。
1.コールセンター型
通販の受注や営業・アポイント取りの発信業務を行うタイプになります。
場合により、商品の説明なども行います。

2.秘書代行型
不在時の機会損失を主目的とした受付業務になります。
受付業務が主体になります。
想定問答集を用意した受付を行う会社は比較的少なく、
ご用件を伺い、折り返しをご案内する対応が一般的です。

A.専用電話番号レンタル
電話番号をお持ちでない方に、03から始まる電話番号をレンタルする
サービスです。
専用の電話番号になるので、名刺や広告などに使用出来ます。
電話料金の経費削減にも繋がります。
これから会社を設立する方にはお勧めのサービスになります。

B.ボイスワープ利用
既に会社の電話番号を持っている方が利用されるプランです。
不在時に転送サービス(NTTの場合は、『ボイスワープ』になります。)
を利用して、電話代行会社に転送して取次ぎ業務を行います。
無条件転送に設定すると、局内で転送がかかるので、
電話をかけた方には転送がかかっている事がわからないメリットがあります。

何れのサービスもきちんと会社名で対応を致します。
受付した伝言内容は、ほぼリアルタイムでご担当者様宛てに
メールで送信されます。
ご担当者様はメモをとる必要がなく、メールに記載された番号の箇所を
押すだけで発信しますので、とても便利です。

以上、簡単に電話代行の仕組みを業態の分類から説明致しました。
今後は、料金体系の違いや具体的的な受付業務について深く掘り下げて
説明を致します。

電話代行の仕組みに関する関連情報
・受付から業務報告までの流れ
http://www.nakazawa-daikou.jp/first.html






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