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ご用件を聞くということ

電話代行のオペレーションは、先方のお名前やご連絡先の他にご用件を伺う事が含まれます。
当たり前の事ではありますが、『全てご用件を伺うべきか?』『どこまで用件を伺うか?』は
実はとても大切なポイントになります。

ご用件を伺う時、同時に回答や対応を求められる事があります。
例えば、通販商品を購入する際、本当に購入の意欲がある方は、
入念に質問をし、事前に確認をすると思います。
その時、あやふやな回答があれば、『この会社大丈夫かなぁ。』と思うでしょう。
或いはいろいろと詳細にこちらから話をした挙句、
『申し訳ありませんが、詳しい担当者から折り返しお電話させます。』と対応されたら、
『散々聞いた挙句に、結局折り返しか!』と腹が立つのではないでしょうか。
更には折り返しがかかってきた際に、同じ事を話さなければならずに、
二度手間になります。

秘書代行の会社は、会員様の電話業務を代行致しますが、会員様ではありません。
従って、会社の業務についてはごく限られた情報しか知らないのです。
私たちは会員様の会社の一員という自覚を持って仕事に取り組んでいます。
しかし、業務の一部を担っても、全てを知り尽くしているわけではないという自覚も
持たなければなりません。

『ご用件を聞く』を聞くのが当然!という前に相手方の事も考えて対応をする事が
求められるのです。
会員様の利益と、会員様のお客様の利益も考えた行動が電話秘書代行の会社に
求められていると考えています。

今回は、『用件』に焦点を絞ってお話をさせていただきました。


テーマ : 意見・つぶやき
ジャンル : ビジネス

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