電話代行のブログ～オペレーション日記～

会社の銀行口座を開設する。

新年明けましておめでとうございます。
今年も宜しくお願い致します。

バーチャルオフィスを利用していても銀行口座を開設出来るかどうか心配な方が
いらっしゃると思います。
住所貸しを利用している立場なら尚更です。
そこで、法人名義の銀行口座を開設する手続きについてご説明致します。

１．開設の準備をする。
まずは会社登記を済ませなければなりません。
登記簿謄本と会社の印鑑証明書を用意しましょう。

２．金融機関を選択する。
（１）都市銀行
大都市圏に営業基盤を置いています。知名度は抜群で、社会的信用力も群を抜いています。
主に大企業を相手に取引をしています。
（２）地方銀行
地方都市に営業基盤を置いています。地域密着型で、その地域の地場産業にも深い理解を示しています。
主に中小企業を取引相手としています。
（３）信用金庫
一定の地域において、小額の出資をした会員で構成する協同組織です。
全国的な知名度はありませんが、地域に根ざしたサービスが特徴です。
（４）信用組合
地域の企業や個人で構成された協同組織です。
融資対象は組合員のみとなりますが、比較的融資が受けやすいのが特徴です。
（５）ネット銀行
ジャパンネット銀行などが有名です。
インターネットを利用した即時決済など、利便性に特徴があります。

３．メインバンクを選ぶ
社会的な信用力を重視するか、利便性を重視するか、地域に根ざした金融機関を重視するか、
判断に迷います。
それぞれ特徴がありますが、何かあった際にも親身に接してくれる金融機関を選んでおくと安心でしょう。

４．開設の手続きをする。
（１）準備するもの
実際にどれを提出するか状況によって異なりますが、
以下のものを用意しておいた方が良いでしょう。
・会社登記簿謄本
・会社定款
・印鑑（銀行印に使用するもの。）
・会社印鑑証明書
・会社実印
・代表者の身分証明書
（２）口座開設申込書を提出する
申込書を提出する際に、質問をされる場合があります。
最近、不正に銀行口座を利用する事例が増えており、
銀行側も慎重に対応しています。
会社の実態があるかどうか、表札が出ているかどうかを確認する場合もあります。
今後末永く付き合っていく上で、とても重要です。
正直に、誠実に対応すれば問題ありません。

以上、銀行口座を開設する流れを説明致しました。
バーチャルオフィスを利用している場合、
事前に事業者に連絡を入れておいた方が無難でしょう。
表札の準備や、接客応対の準備を整えてくれると思います。

法人名義の銀行口座開設にも対応出来る住所貸しはこちら

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2012-01-09
サービス

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秘書代行と便利屋の電話代行

電話代行と一言でいっても、様々な使われ方をしています。

電話代行とは言葉の通り、電話を代行するという意味ですが、
業界によって使われ方が異なります。

コールセンターなどを擁する秘書代行における電話代行とは、
お客様からの入電の取次ぎをし、伝言内容を報告するといった業務を指します。
通販受注センターなどのコールセンターや、一般企業の電話の取次ぎをする
秘書センターなどです。
ちなみに電話代行と秘書代行は同義語として使われていますが、
大規模な受信環境を整えている場合は、コールセンターと呼ぶのが一般的です。
詳しくは、以下のサイトを参照してください。
電話代行活用ガイド～電話代行と秘書代行と電話秘書
http://d.hatena.ne.jp/nakasho3066/20100616/1276705751
電話代行という言葉はこの様な業態以外でも使われます。
それは便利屋が提供する電話代行です。

どんなサービスを提供しているかご紹介しましょう。
（1）会社を辞めたい場合。
（2）急に会社を休みたい場合。
（3）チケットの予約をしたい。
（4）相手に謝罪の電話をしなければならない。
（5）外国語で相手に電話をしなければならない。
（6）友達のふりをして、相手に恋人がいるか確かめたい。

幾つかケースを挙げましたが、所謂電話をかけずらい状況において、
電話を代わりにかけてもらうのが便利屋の電話代行となります。

料金システムは、1件あたり3,000円～10,000円と様々で
内容によってかなりレンジがあります。

秘書代行としての電話代行の場合は、概ね月極めでコール数によって
多少料金が変動する場合があります。

同じ電話代行でも、これだけ業務の内容が異なるのです。
電話を代行する仕事といっても奥が深いのです。

秘書代行としての電話代行を月額9,000円の定額料金で提供する会社はこちら

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2011-12-05
電話代行の活用

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電話代行の存在価値とは？

今回は、電話代行の存在価値について考えます。
弊社の会員様からいただいた声をご紹介致します。
以下は、お客様よりいただいた声を編集したものです。

電話代行はその依頼者に代わって、
かかってきた電話に対応するという代行サービスのことです。

その業務を請け負う会社によっては、
秘書代行や電話秘書代行などといういい方をするところもあるようです。

この代行サービスを利用する人の多くは個人経営者やSOHO事業者といった人達です。
例えば、
・出張や営業などでオフィスから離れてしまうことが多く電話対応が疎かになってしまう
・小さな規模で事業を行っていて、少人数の事務員では通常業務と電話対応に支障が出てしまっている
こういった状況をなんとか打破するために電話代行という手段を選んでいる企業がとても多いのです。
打破する、だなんて大袈裟だと思うかもしれませんが、
ひとつの企業、事業者にとっては受けることができなかった、
たった１本の電話で、もしかしたら会社の未来が変わってしまうかもしれない・・・。
お昼の休憩時間で席を外している間に非常に重要な電話がかかってくるということだってあり得るのです。
そう考えれば、顧客からの電話やそこにあるビジネスチャンスを絶対に取り逃すことがないようにしようと思うでしょう。
ですから、今や電話代行というキーワードは、ビジネス界においては切っても切れない存在にまでなりつつあるのです。

電話代行の存在価値に関する関連情報はこちら
•受付から業務報告までの流れ
•電話代行の仕組み

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2011-10-15
電話代行の活用

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電話代行サービスを安心してご利用いただくために

電話代行を安心してご利用いただくためにどんな事をしているかを
説明致します。

電話代行と住所貸しは大変便利なサービスである事は、
既に説明してまいりました。
事務所を賃貸する事なく、バーチャルなオフィスとして活動の拠点にする事が
出来るのです。

便利である反面、問題があります。
それはサービスの不正利用です。

通常、事務所を借りる場合は保証金を預けます。
また、移転する場合も什器を搬出したりなどかなり時間と手間がかかります。

しかし、バーチャルオフィスの場合は保証金を預ける事もなく、
移転引越しも簡単に出来てしまいます。
とても身軽である事から、何か問題を起こした際には簡単に事務所を引き払って
逃げることが可能となります。

従って、サービスを不正利用されやすくなります。

サービスの不正利用は電話代行会社にとっては大変大きな問題です。
社会的な責任があるばかりではなく、不正利用者を放置しておくと、
他の会員様に迷惑がかかってしまいます。

そこで、電話代行会社は入会時に徹底してご本人様確認を行います。
具体的には、
①現住所が確認できる公的身分証明書の確認
②会社登記簿謄本原本の写し又は印鑑証明（法人様の場合）
を提出していただきます。
場合によっては、
現在住んでいるところの公共料金の領収書もご提出いただいています。

書類を確認した後、転送不要郵便で現住所に書面を送ります。
転送不要郵便とは、郵便局に転送届を提出していても、
該当住所に住んでいない場合は転送されずに、返却される郵便の事です。

中には、既に身分証の住所には住んでおらず、
郵便局に移転届けを提出して、郵便物が届いた場合に移転先に転送設定を
している人がいます。

このような場合に、ご本人様確認が困難になりますので、
転送不要郵便で発送します。

不正利用を排除する第一歩は、身元の確認です。
住所や連絡先をきちんと確認する事は一定の抑止力になりますし、
不正利用者の入会を防ぐ事も出来ます。

電話代行会社は、目先の利益にこだわらずに、こういった地道な努力を続ける事で、
会員様の利益を守る事を考えています。

安心してサービスをご利用いただける電話代行会社なら中沢商会。

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2011-09-01
サービス

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電話代行のオペレーションとＣＴＩ

今回はCTIについて説明をしたいと思います。

　CTIとは、Computer Telephony Integrationの略で、電話などの通信とコンピューターを統合した管理システムの事を言います。

通販などの受注センターやお客様相談室などで活用されています。
画面にお客様のプロフィールが表示され、過去の応対履歴や商品の購入履歴などを確認する事が出来ます。

更には、電話の着信と共に瞬時にコンピューターの画面上に顧客情報が表示させる事が可能な優れものです。
従って、名前や住所を聞き出す必要がないので、より迅速な対応が出来るのです。

電話代行の会社では、このシステムの導入により、カスタマイズされた対応が可能となります。
例えば、スケジュール対応や、予約の受付、想定問答集による受け答えなどが出来る様になります。

顧客の履歴が確認出来ると、商品の注文の問い合わせが入った際に、
前回の購入のお礼を伝える事が出来るので、良い印象を与える事が出来ます。

CTIは内部オペレーションの合理化にも役立ちます。
電話の業務につきものは、電話の処理が間にあわずに待ち時間を作ってしまう事です。
そんな時には、ACD（Auto Call Distribution）というシステムが役に立ちます。

電話の着信の順番に待機させ、オペレーターが空いたところから順に繋ぐ事で、
待ち時間による不公平をなくす事が出来ます。

今や電話の着信については、コントロールが可能なので、人的リソースを効率的に運用する事が
可能になっています。
オペレーターの最適化を図る事で、より安価で質の高い電話代行サービスを提供出来る様に
なります。

今やCTIの導入は電話代行会社にとって欠かせないものになりつつあります。
同時に、電話代行の質もどんどん向上していくでしょう。

～参考情報～
大塚商会のCTI
http://www.otsuka-shokai.co.jp/products/cti/
NTT西日本CTI
http://www.ntt-west.co.jp/solution/hint/keyword/cti.html

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2011-07-25
電話代行の活用

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